Dans le quotidien des PME et ETI françaises, beaucoup d'achats se font sans consultation effective. L'acheteur passe commande à son fournisseur habituel, pour un prix proche du dernier prix obtenu, sans avoir consulté d'alternatives. Cette routine, qui paraît naturelle, est en réalité l'une des sources principales d'érosion des marges. La discipline de la mise en concurrence systématique sur les achats significatifs est l'un des leviers les plus directs d'amélioration économique, à mettre en place dès qu'une entreprise atteint une taille critique.
L'inertie comme coût silencieux
L'achat répétitif au même fournisseur a des avantages réels. La relation est connue, la qualité prévisible, les modalités opérationnelles éprouvées. Ce confort opérationnel a un coût caché :
- il rend l'acheteur prisonnier de l'évolution unilatérale des conditions du fournisseur.
- Les hausses tarifaires successives passent sans contestation, parce que personne ne les compare à des offres concurrentes.
- Les évolutions de marché ne sont pas captées : un acteur émergent propose un produit équivalent à un prix moindre, mais l'acheteur ne le sait pas.
Cette inertie est documentée. Les études sur les comportements d'achat des PME françaises montrent que les acheteurs qui pratiquent une mise en concurrence systématique sur les achats récurrents au-delà d'un certain seuil obtiennent en moyenne des conditions de huit à quinze pourcents meilleures que ceux qui se contentent du renouvellement automatique. Cette différence, appliquée à un volume d'achat important, représente des sommes considérables.
La consultation comme acte de gouvernance
- La mise en concurrence n'est pas qu'une technique d'achat
- C'est un acte de gouvernance qui responsabilise les fournisseurs et structure la relation commerciale
- Un fournisseur qui sait qu'il est consulté en mise en concurrence aligne spontanément ses conditions sur le marché
- Un fournisseur qui sait qu'il est en monopole de fait sur son client a une tentation naturelle de relâcher la pression sur ses prix
Ce mécanisme ne suppose aucune méfiance ni hostilité envers le fournisseur. Il suppose simplement la mise en place d'un cadre dans lequel chaque partie sait à quoi s'attendre. Les fournisseurs sérieux apprécient en réalité un cadre de mise en concurrence régulière, qui leur évite d'avoir à se justifier en permanence et qui ancre leurs prestations dans une comparaison transparente.
Le module Demandes de Prix d'Odoo
Le module Achats d'Odoo intègre nativement la gestion des demandes de prix, aussi appelées RFQ (Request for Quotation) dans le vocabulaire international. Le mécanisme est conçu pour rendre la mise en concurrence simple à organiser, même pour des PME sans direction des achats dédiée.
L'acheteur définit ce qu'il veut acheter :
- produits, quantités, délai souhaité, conditions particulières.
- Il sélectionne les fournisseurs à consulter (manuellement ou via les suggestions automatiques à partir du catalogue fournisseur).
- La demande de prix part en mail à chacun, avec un lien vers un portail où le fournisseur peut saisir ses conditions.
Les fournisseurs répondent en ligne avec leurs prix, leurs délais, leurs éventuelles conditions spécifiques. L'acheteur reçoit les réponses dans une vue comparative qui met en évidence les écarts. Il choisit la meilleure offre et la transforme en commande d'achat en quelques clics.
La fluidité opérationnelle
- Une critique fréquente de la mise en concurrence systématique est qu'elle ralentit les achats
- La crainte, légitime, est de transformer chaque commande en un projet de plusieurs jours
- La réalité, avec un outil comme Odoo, est différente
Pour les achats récurrents, les fournisseurs habituels sont déjà identifiés et leurs catalogues à jour. Une demande de prix sur trois ou quatre fournisseurs prépare en quinze minutes. Les fournisseurs habitués au format répondent généralement sous quarante-huit heures. La décision finale prend quelques minutes. Au total, on parle de trois ou quatre jours pour un achat qui aurait pris une demi-journée en commande directe, mais qui dégage en moyenne dix pourcents de gain sur le prix obtenu.
Pour les achats stratégiques, la mise en concurrence prend plus de temps mais le gain potentiel est proportionnel. Sur un contrat-cadre de plusieurs centaines de milliers d'euros, deux semaines investies en consultation se rentabilisent largement.
La traçabilité comme protection
Au-delà du gain économique immédiat, la mise en concurrence organisée apporte une traçabilité précieuse. Chaque achat est documenté : qui a été consulté, qui a répondu, quelles ont été les conditions proposées, sur quels critères le choix a été fait. Cette traçabilité protège en cas d'audit interne, en cas de contrôle externe (notamment pour les organismes publics ou parapublics soumis à des obligations de mise en concurrence), et en cas de litige avec un fournisseur évincé.
Pour les ETI françaises soumises à des obligations de conformité achats (par exemple dans le cadre de certifications qualité, ou de relations avec des donneurs d'ordres ayant des exigences sur leurs sous-traitants), cette traçabilité est devenue un standard incontournable.
Le développement des relations avec les nouveaux fournisseurs
Une dimension parfois sous-estimée de la mise en concurrence est qu'elle ouvre la porte à de nouveaux fournisseurs. Sans elle, l'entreprise reste prisonnière de son réseau historique. Avec elle, elle découvre régulièrement des acteurs émergents, des spécialistes méconnus, des fournisseurs étrangers compétitifs.
Cette diversification du panier fournisseur a deux bénéfices stratégiques. Elle réduit la dépendance vis-à-vis des fournisseurs historiques, ce qui renforce la résilience en cas de défaillance ou de durcissement. Elle nourrit l'intelligence du marché : l'acheteur qui consulte régulièrement plusieurs acteurs connaît mieux son marché, identifie plus vite les tendances, négocie avec plus de pertinence.
La discipline des achats récurrents
- Une bonne pratique consiste à structurer les achats récurrents par cycles de remise en concurrence
- Les contrats-cadres se renégocient tous les douze à vingt-quatre mois
- Les achats récurrents non couverts par contrat-cadre se consultent à chaque commande au-dessus d'un certain montant
- Les achats stratégiques font l'objet d'une revue annuelle même en l'absence de besoin immédiat de renégociation
Cette discipline cyclique, intégrée dans l'agenda de l'entreprise, transforme la pratique achat. Elle évite la dérive lente vers le confort routinier. Elle maintient une pression bienveillante sur les fournisseurs. Elle ancre la fonction achat dans une dynamique d'amélioration continue.
Un investissement à fort retour
Pour les PME et ETI françaises qui veulent renforcer leur performance économique sans dégrader leur qualité de service, la mise en concurrence systématique est l'un des leviers les plus directs et les plus rentables. Sa mise en place suppose un outillage adapté, une discipline d'usage, et un sponsoring de la direction. Les bénéfices se mesurent dès les premiers mois et s'amplifient dans la durée.
ANOR accompagne cette structuration en associant configuration du module Achats d'Odoo, définition des règles de mise en concurrence, et formation des équipes acheteur.