Le problème que ça résout
Odoo est un logiciel qui sert à tout gérer dans une entreprise : les ventes, les achats, les stocks, mais aussi des choses toutes simples comme poser ses congés ou consulter son planning. Jusqu'ici, un salarié qui ne faisait que ces petites choses payait le même prix de licence qu'un commercial qui utilise le logiciel toute la journée pour vendre.
Il existait déjà quelques exceptions. Badger son arrivée sur une borne, ou vendre en caisse avec un simple code à 4 chiffres, ne demandait aucune licence individuelle : seule la personne qui ouvrait la caisse le matin en avait besoin. Mais pour tout le reste, poser un congé, consulter une fiche, recevoir une notification, il fallait, jusqu'à la version précédente d'Odoo, payer le même prix que pour un poste à temps plein.
Odoo 20 change ça. Il repère automatiquement qui utilise vraiment le logiciel à fond, et qui ne fait que l'effleurer, puis ajuste le prix en conséquence.
Comment ça marche, concrètement
Chaque personne qui a un compte sur Odoo est rangée automatiquement dans une de ces deux cases :
- Tarif réduit (« Light ») : la personne ne fait que des actions personnelles, sans jamais gérer les affaires d'un tiers.
- Tarif plein (« Standard ») : la personne a accès à une vraie fonction de gestion, vendre, acheter, gérer un stock, piloter un projet.
Le plus important à comprendre, c'est que personne n'a besoin d'y toucher. Le logiciel regarde ce que chaque personne a le droit de faire, et en déduit tout seul le tarif. Donnez un nouveau droit à quelqu'un, et il change automatiquement de catégorie, sans réglage, sans appel à votre prestataire. Retirez-le, et la personne repasse au tarif réduit tout aussi automatiquement.
Qui reste au tarif réduit
Trois grandes familles de situations restent au tarif réduit. Le détail compte, parce que c'est justement dans le détail que se cachent les vraies économies, et les fausses idées reçues.
Des métiers qui produisent un vrai travail, dans un cadre limité
Un magasinier qui scanne des colis à la réception ou à l'expédition avec une douchette ou une tablette fait un vrai travail, tous les jours : il enregistre des entrées, des sorties, des inventaires, il crée des étiquettes, il suit des numéros de série. Il reste pourtant au tarif réduit, parce qu'Odoo lui a construit un outil à part, séparé du reste du logiciel.
Un contrôleur qualité qui enregistre ses contrôles et déclenche des alertes en cas de défaut reste lui aussi au tarif réduit, tant qu'il travaille dans cet outil dédié à la qualité.
Un salarié qui recommande un candidat à l'embauche, suit ses points de cooptation et invite ses relations à postuler reste également au tarif réduit : Odoo a rangé ce cas dans une catégorie à part entière, nommée très explicitement dans le logiciel « utilisateur cooptation seulement ».
Des usages strictement personnels
Poser ses propres congés, pointer ses propres horaires, consulter son propre bulletin de paie, choisir comment on reçoit ses notifications, lire les pages d'un espace de documentation interne auquel on a accès. Tout ce qui reste strictement personnel, sans jamais toucher aux informations de quelqu'un d'autre, reste au tarif réduit.
Un point mérite d'être détaillé, parce qu'il surprend souvent : un salarié qui a le droit de lire les pages d'un espace de documentation interne reste au tarif réduit, même s'il est autorisé, sur telle ou telle page précise, à la modifier. Dans les faits, une personne au tarif réduit ne pourra jamais valider une modification, quelle que soit la permission accordée sur cette page en particulier. La limite du tarif réduit prime toujours sur l'autorisation ponctuelle.
Des réglages qui restent légers, sans donner de vrai droit d'usage
C'est la famille la plus trompeuse, et celle qu'il faut détailler le plus soigneusement. Plusieurs écrans ou options restent au tarif réduit alors qu'ils appartiennent à des modules lourds, sans que cela donne le droit de vraiment s'en servir.
- L'écran tablette utilisé en atelier de fabrication reste accessible au tarif réduit à l'affichage. Mais un ouvrier qui veut réellement modifier un ordre de fabrication depuis cet écran a besoin d'un accès complet, qui lui est au tarif plein.
- Décider qui, dans l'entreprise, a le droit de créer ou modifier des modèles de documents à faire signer électroniquement reste un réglage au tarif réduit. Signer soi-même un document, en revanche, ne dépend pas de ce réglage.
- Activer le suivi des indicateurs environnementaux et sociaux (le fameux reporting RSE demandé à de plus en plus d'entreprises) reste un réglage au tarif réduit, sans lien avec le fait de vraiment produire ce rapport au quotidien.
- Afficher un assistant de saisie pour aider à remplir des feuilles de temps reste au tarif réduit : c'est une aide à la saisie, pas un droit de gestion des temps de toute une équipe.
- Afficher les mouvements de stock liés à des contrats de location reste au tarif réduit en lecture, sans donner le droit de gérer ces mouvements.
Le point commun de tous ces cas : ce sont des cases à cocher dans les réglages, pas des droits d'agir. Beaucoup d'entreprises pensent économiser plus qu'elles ne le peuvent réellement à cause de cette nuance, en confondant « l'écran existe et reste accessible » avec « la personne peut vraiment s'en servir ».
Un exemple pour se rendre compte
Prenons une équipe de 20 personnes : 6 magasiniers qui scannent, 4 techniciens qui interviennent chez les clients, 3 personnes côté RH qui ne font que du libre-service, et 4 vendeurs/acheteurs plus 3 responsables qui gèrent vraiment stock, projets ou production.
Résultat : 13 personnes sur 20 restent au tarif réduit. Plus de la moitié de l'équipe. Bien sûr, ce n'est qu'un exemple : le vrai ratio dépend entièrement de votre entreprise, de vos métiers et de la façon dont vous organisez le travail.
Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Nos techniciens font signer leurs interventions sur une tablette, et proposent parfois une pièce ou un service en plus directement chez le client. Est-ce qu'ils restent au tarif réduit ?
La réponse tient en deux temps. Faire signer une intervention reste au tarif réduit : c'est un droit inclus de base pour un technicien qui gère ses propres rendez-vous. Proposer et faire accepter un devis supplémentaire fait en revanche passer au tarif plein, parce que vendre quelque chose, même sur le terrain, nécessite un droit d'accès aux ventes, qui n'est jamais au tarif réduit.
Concrètement, une entreprise doit choisir : soit tous ses techniciens passent au tarif plein pour pouvoir vendre sur place, soit seule une partie de l'équipe, un rôle commercial dédié par exemple, a ce droit, pendant que le reste de l'équipe technique reste au tarif réduit.
Un magasinier qui scanne toute la journée, mais qui va parfois faire une correction dans l'écran de gestion classique du stock, il reste au tarif réduit ?
Non, pas dès qu'il touche à cet écran-là. Le scan à lui seul (réception, expédition, inventaire) reste au tarif réduit. Mais dès que la même personne obtient le droit d'ouvrir l'écran de gestion de stock classique, même pour une correction ponctuelle et rare, elle bascule au tarif plein. Ce qui compte, ce n'est pas la fréquence d'usage, c'est le droit accordé : même utilisé une fois par mois, ce droit suffit à faire changer de tarif.
Et notre comptable ?
Un comptable est toujours au tarif plein. Tenir une comptabilité, valider des écritures, piloter des finances demande un accès complet à la comptabilité, qui n'est jamais au tarif réduit. Seuls quelques réglages annexes (l'arrondi de caisse, l'adresse de livraison sur une facture, la définition d'un exercice comptable qui ne dure pas 12 mois) restent au tarif réduit, mais ils ne suffisent jamais, à eux seuls, à faire tourner un poste de comptable.
Notre responsable RH valide les demandes de congés de son équipe, ça reste léger ?
Non. Poser son propre congé reste toujours au tarif réduit, pour n'importe quel salarié. Mais valider la demande de quelqu'un d'autre est une fonction de gestion à part entière, et elle nécessite un droit différent, qui fait basculer ce profil au tarif plein, même si, sur le papier, il ne s'agit que des congés.
Nos salariés consultent notre documentation interne (procédures, modes opératoires). Est-ce que ça les fait basculer au tarif plein s'ils ont le droit de la modifier ?
Non, et c'est un cas particulier qu'il vaut la peine de connaître. La lecture reste toujours au tarif réduit. Même si un salarié reçoit explicitement le droit de modifier une page précise, tant qu'il reste au tarif réduit, cette modification lui restera interdite dans les faits : la limite du tarif s'applique en priorité, par-dessus toute autorisation accordée page par page.
Le tableau à retenir
| Profil | Reste au tarif réduit ? |
|---|---|
| Salarié qui pose ses congés, pointe, consulte sa paie | Oui |
| Salarié qui lit la documentation interne | Oui |
| Magasinier qui travaille uniquement au scan | Oui |
| Contrôleur qualité | Oui |
| Salarié qui recommande un candidat | Oui |
| Technicien qui fait signer ses interventions | Oui |
| Vendeur qui crée des devis | Non |
| Acheteur qui valide des commandes | Non |
| Magasinier qui ouvre l'écran de gestion de stock classique | Non |
| Comptable / contrôleur de gestion | Non |
| Responsable RH qui valide des congés d'équipe | Non |
| Salarié qui modifie une page de documentation interne | Non |
| Technicien qui vend une prestation complémentaire sur le terrain | Non |
| Chef de projet, recruteur, responsable communication | Non |
Ce qu'il faut retenir
Ce nouveau système peut réduire sensiblement le coût de vos licences Odoo, surtout si votre entreprise emploie beaucoup de personnel de terrain ou de production. Mais il n'existe pas de règle universelle : tout dépend de qui fait quoi, au quotidien, dans votre organisation. Les réglages qui restent légers sans donner de vrai droit d'usage, décrits plus haut, sont souvent la principale source de confusion au moment de faire les comptes : mieux vaut les connaître avant de calculer vos économies attendues que de les découvrir après.
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