Guide · reprise de données
Reprise de données ERP : ce qui se reprend, ce qui ne se reprend pas
La reprise de données est la phase la plus sous-estimée d'un projet ERP. Elle coûte rarement cher en technique, mais souvent en temps passé chez vous.
Ce guide indique ce qu'on reprend, ce qu'on laisse dans l'ancien système, la méthode d'import Odoo en cinq étapes et le nettoyage des données à faire avant le premier chargement. Il vaut pour une migration de données depuis un ancien ERP comme depuis des tableurs.
La réponse courte
Réponse courte : reprenez les tiers, les articles, les nomenclatures, les tarifs et les soldes ouverts. Laissez l'historique clos dans l'ancien système, consultable et nettoyez vos données avant d'importer.
Le point sensible n'est pas la technique d'import, qui est maîtrisée. C'est la qualité de ce qu'on importe. Un référentiel sale ne devient pas propre en changeant d'outil : il est amplifié.
Ce qui se reprend, ou non
Toujours
Les tiers, les articles, les nomenclatures, les tarifs et les soldes ouverts : factures non réglées et stock.
Parfois
L'historique des ventes pour les statistiques et les écritures comptables détaillées selon vos besoins.
Presque jamais
Les documents anciens et clos. On garde l'ancien système en consultation, c'est plus sûr et moins cher.
Nettoyage des données : pourquoi un référentiel sale coûte plus cher que le logiciel
Les doublons, les unités incohérentes et les familles d'articles mal construites se retrouvent amplifiés par un ERP. Un stock faux et des marges fausses viennent presque toujours de là, rarement du logiciel.
- des clients enregistrés deux fois, avec des conditions différentes ;
- des articles en kilos dans un fichier et en pièces dans un autre ;
- des références obsolètes qui encombrent les listes ;
- des soldes qui ne rapprochent pas la comptabilité du stock.
Nettoyer avant d'importer coûte du temps à vos équipes. C'est ce temps qu'il faut prévoir dans le calendrier.
Ce travail se cadre en amont : au cours de l'audit de situation offert par notre cabinet de conseil et d'intégration Odoo, nous examinons un échantillon de vos fichiers et fixons avec vous le périmètre de la reprise. Découvrez notre conseil en organisation et revue de processus.
La méthode de reprise de données en cinq étapes
1
Extraction
On récupère les données de l'ancien outil dans des formats exploitables.
2
Nettoyage
Vos équipes corrigent doublons, unités et familles, avec nos outils.
3
Import de test
On charge un échantillon dans un environnement de test pour repérer les écarts.
4
Contrôle
Vos utilisateurs clés vérifient les données : soldes, stocks, fiches clients.
5
Import définitif
Le chargement final intervient à la date de bascule, avec reprise des soldes à jour.
Les erreurs à éviter
- tout reprendre par principe, y compris dix ans d'historique ;
- importer sans nettoyer en espérant corriger après ;
- laisser la reprise à une seule personne qui a aussi son travail quotidien ;
- oublier de fixer une date de gel des données avant la bascule ;
- ne pas contrôler les soldes d'ouverture avec la comptabilité.
Pour un plan comptable à charger rapidement, notre module import du plan comptable évite une saisie manuelle.
Questions fréquentes sur la reprise de données
Non. Reprenez ce qui sert à travailler demain : tiers, articles, tarifs et soldes ouverts. Conservez l'historique clos dans l'ancien système, en consultation.
Vos équipes, car elles connaissent leurs fiches. Nous fournissons des outils pour contrôler les fichiers et nous vérifions le résultat avant l'import.
La reprise de données charge dans Odoo les données venues d'un autre outil ou de tableurs. La migration Odoo fait passer une base Odoo existante vers une version plus récente : les données suivent, ce sont les modules spécifiques qui demandent du travail. Dans une migration d'ERP complète, les deux se combinent.
Odoo importe des fichiers CSV ou Excel depuis chaque liste : contacts, articles, tarifs, écritures. Le travail utile se fait avant : harmoniser les colonnes, les unités et les identifiants, puis tester sur un échantillon. Pour les gros volumes ou les liens entre tables, nous passons par des scripts d'import contrôlés.
Oui, par import de fichiers structurés. Le travail consiste surtout à les harmoniser avant. Voir quitter Excel pour un ERP.
Cela dépend du volume et de la propreté des données. Prévoyez le temps de nettoyage de vos équipes dans le calendrier. Voir la durée d'un projet Odoo.
Vos données sont-elles prêtes ?
Un échantillon suffit pour le savoir. Nous l'examinons avec vous en trente minutes.